Personvern

Personvernerklæring

Denne personvernerklæringen gjelder for Print House AS, org.nr: 979 575 475
Print House AS, ved administrerende direktør, er behandlingsansvarlige for behandling av personopplysninger. Der det daglige ansvaret er delegert, kommer det fram under hvert enkelt punkt. Delegeringen omfatter kun oppgavene og ikke ansvaret. Erklæringen inneholder opplysninger du har krav på vedr. innsamling av personopplysninger (personopplysningsloven § 19), samt generell informasjon om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven § 18 1. ledd).
Med «behandlingsansvarlig» menes den som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysningene og hvilke hjelpemidler som skal benyttes. Behandlingsansvarlig er ansvarlig for at personopplysningene behandles i samsvar med personopplysningslovens regler.
Med «behandling av personopplysninger» menes all bruk av personopplysninger, slik som innsamling, registering, sammenstilling, lagring og utlevering eller en kombinasjon av slike bruksmåter.

1. Behandling av personopplysninger som samles inn på nettbaserte tjenester
Med dette menes Personopplysninger som samles inn på nettsidene www.trykk.no, www.printhouse.no, evt. andre nettbaserte tjenester som eies og driftes av Print House AS.
Det er Salg- og markedsdirektør som har det daglige ansvaret for behandling av personopplysninger som samles inn via disse tjenestene.
Rettslig grunnlag for å behandling av personopplysninger som samles via nettbaserte tjenester følger av personopplysningsloven § 8, første ledd og § 8 a) og/eller § 9 a), b) og f).

Eksempler på opplysninger som innhentes via ovennevnte tjenester er som følger:
• Navn
• Stilling
• Adresse/Firmaadresse/fakturaadresse
• Telefonnummer
• E-postadresse
• Melding/bakgrunn for henvendelse
• Informasjon om din bruk av nettsiden, i form av blant annet hvilke undersider som besøkes, nettleserinnstillinger og IP-adresse
Print House AS samler ikke inn personopplysninger som fødselsdato- og personnummer, eller opplysninger om personlige betalingskort. Ved bruk av betalingsløsninger overføres all informasjon direkte med leverandør av betalingstjeneste.

Registrering/innhenting av opplysninger
Print House AS samler inn opplysninger gjennom skjemaer på våre nettsider. Eksempelvis:
• Kontaktskjema
• Når man ønsker å prøve/teste et produkt eller tjeneste
• Ved bestilling av produkter eller tjenester via våre nettsider
• Ved overføring av filer/dokumenter
• Ved påmelding til seminar, webinar, kurs, konferanser, eller andre arrangementer

• Når man laster ned dokumenter, produktinformasjon, o.l.
• Ved påmelding til å motta vårt nyhetsbrev eller blogg

Det er frivillig å oppgi disse opplysningene. Dersom man velger å ikke oppgi dataene, kan vi være forhindret fra å gi tilgang til etterspurt service, produkter eller tjenester.
Formålet med innhenting/registrering av opplysninger
• For å kunne gi tilgang til våre produkter og tjenester
• For å kunne ha nødvendig kommunikasjon og (kunde)oppfølging
• For å kunne ta kontakt og tilby våre produkter og tjenester
• For å kunne sende relevant informasjon
Vi oppretter profiler på bakgrunnen av informasjonen som innhentes, for å kunne tilby deg de mest relevante produktene og yte god kundeservice. Profilene baseres kun på informasjon som du frivillig gir oss og vi innhenter ikke informasjon for dette formålet fra tredjeparter.
Lagring av opplysninger
Informasjon innhentet gjennom skjemaer på våre nettsider lagres/videresendes internt til og/eller lagres i vårt CRM-system.

2. Opplysninger om kunder og forretningsforbindelser
Print House AS anvender ERP og CRM-system for bl.a. kundeoppfølging, ordre- og prosjektstyring, o.l..
Rettslig grunnlag for å behandling av personopplysninger ved hjelp av disse systemer følger av personopplysningsloven § 8, første ledd og § 8 a), b) eller f) samt § 9 a), b) og f).
Det er Salg- og Markedsdirektør som har det daglige ansvaret for dette.
Ved oppdrag/leveranser hvor Print House AS benytter underleverandører er det Print House som er behandlingsansvarlig, og underleverandøren er Print House sin databehandler. I slike tilfeller er det en egen databehandleravtale som regulerer hvilken informasjon underleverandøren har tilgang til og hvordan den skal behandles.

3. E-post og telefon
Print House AS sine medarbeidere benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet, både i forbindelse forretningsmessig forhold (herunder bl.a. kontakt og oppfølging av salgsprosess, effektuere ordre, administrere kundeforholdet, kontakt med forretningsforbindelse, media, administrere diverse henvendelser, o.l.) og i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter.
Den enkelte er ansvarlig for å administrere meldinger som er lagret i den enkeltes inn-boks i hht. bedriftens til enhver tid gjeldende IKT-retningslinjer. Ved fratreden håndteres e-postkontoene i hht. de samme IKT-retningslinjer.
Sensitive personopplysninger skal ikke sendes med e-post.
Vi gjør alle våre kontakter oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer derfor ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.
Telefonsamtaler logges i vårt CRM-system. Denne loggen er nødvendig for oppfølging av salgsprosess og for å effektuere kundeforholdet.
De ansatte har en oversikt over de siste anropene på sine telefoner.
Det gjøres ingen øvrig systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringer kan identifiseres.

4. Opplysninger om de ansatte
Print House AS behandler personopplysninger om sine ansatte for å administrere lønn og personalansvar. Rettslig grunnlag følger av personopplysningsloven § 8, første ledd og § 8 a), b) eller f) samt § 9 a), b) og f). Det er HR- og Økonomidirektør som har det daglige ansvaret for dette. Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og fagforeningstilhørighet. Andre opplysninger om ansatte er knyttet til vedkommendes arbeidsinstruks og tilrettelegging av vedkommendes arbeid.
Dessuten registreres det opplysninger i tilknytning til nøkkeladministrasjon og opplysninger om tilgangsstyring i IT-systemer. Opplysningene hentes fra de ansatte selv. Opplysningene utleveres bare i forbindelse med lønnsutbetalinger og andre lovpliktige utleveringer. Sletterutiner for personalopplysninger følger regnskapsloven og arkivloven. Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområdet regnes å være offentlige opplysninger og kan publiseres på Print House AS sine nettsider.
Personopplysninger om de ansatte arkiveres i personalmapper; både fysisk og elektronisk. Personalmapper blir ryddet ved utløp av arbeidsforholdet.
Opplysninger om de ansatte kan publiseres på Print House AS nettsider, brosjyrer, kundemagasin, Print House sine profiler på sosiale medier, samt annen type markedsføringsmateriale. Dette kan være navn, stilling, kontaktinfo og bilde.
Alle stillingssøknader blir arkivert elektronisk. Disse blir lagret i vårt elektroniske arkiv i ca. ett år før de slettes.

5. Liste over besøkende
Besøkende hos Print House AS føres opp på en liste. Listen oppbevares i maks to år etter besøket.
***

6. Generelle forhold
Lagring av opplysninger
Vi lagrer personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for.
Dette betyr for eksempel at personopplysninger som vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes hvis du trekker ditt samtykke, med mindre Print House må beholde personopplysninger på annet behandlingsgrunnlag. I så fall vil du bli underrettet av Print House.
Sletting av opplysningene
Personopplysningene vil bli slettet når formålet med behandlingen er oppfylt og alle plikter som følger av behandlingen er oppfylt, med mindre Print House har andre legitime grunnlag for å beholde personopplysningene. I tillegg vil vi slette opplysningen på oppfordring ved å kontakte oss.
Utlevering av opplysninger til tredjepart
Vi gir ikke dine personopplysninger videre til andre med mindre det foreligger et lovlig eller avtalemessig grunnlag for slik utlevering.
Print House kan bruke databehandlere til å samle inn, lagre eller på annen måte behandle personopplysninger på Print House sine vegne. I slike tilfeller har vi inngått avtaler for å ivareta informasjonssikkerheten i alle ledd av behandlingen.
All behandling av personopplysninger som vi foretar skjer innenfor EU/EØS-området.
Rettigheter
Som bruker/registrert har du rett til å kreve innsyn i personopplysningene vi lagrer om deg og hvordan de behandles. Du kan også kreve retting, sletting og begrensninger i behandlingen av personopplysninger i henhold til personopplysningsloven.
Du har videre rett til å kreve begrenset behandling, rette innsigelse mot behandlingen og kreve rett til dataportabilitet. Du kan lese mer om innholdet i disse rettighetene på Datatilsynets nettside: www.datatilsynet.no.
Der hvor behandlingen av personopplysninger er basert på samtykke, kan du til enhver tid trekke samtykket tilbake. Den enkleste måten å gjøre dette på er å kontakte Print House sin behandlingsansvarlig.
Klager
Dersom du mener at Print House AS ikke har overholdt dine rettigheter i henhold til personopplysningsloven, har du rett til å klage til den aktuelle tilsynsmyndigheten. Dette gjøres ved å sende klage til Datatilsynet, kontaktinformasjon er tilgjengelig på www.datatilsynet.no.
Gjennomføring av endringer
Vi vil med jevne mellomrom kunne oppdatere denne personvernerklæringen for å gjenspeile eventuelle endringer på nettstedet eller ved vår nettstedspolitikk. Erklæringen vil kunne bli oppdatert slik at den er i trå med det til enhver tid gjeldene regelverk.

Sist oppdatert: Mai 2018
Kontaktinformasjon:
Telefon: 22 79 95 00
gdpr@printhouse.no